Vom Chaos zu Papierlos - Der Unterschied zwischen Wissen und Tun

Prolog:

In den letzten 30 Jahren habe immer mindestens drei Hauptaufgaben gleichzeitig bewältigt. Erst Kinder - Berufstätigkeit - Studium, danach Kinder - Vertriebsleiterin - Aufbau der Selbständigkeit, heute: Unternehmerin - Vorstandsarbeit - Autorin und plötzlich funktioniert es nicht mehr. Ich hatte mich immer intensiv mit Zeitmanagement beschäftigt, früher mit meinem Time-Systems, danach mit Outlook. Es war mir wichtig, alle Daten und Aufgaben in einer Liste zu haben und mittels einer klaren Zielplanung die Aufgaben kontinuierlich und regelmäßig anzugehen. Nur so war es möglich, die Vielfalt der Aufgaben unter einen Hut zu bekommen, besser noch, sie erfolgreich zu erledigen.

Dabei hat es mir auch sehr geholfen, Prioritäten zu vergeben. Was war mir wirklich wichtig? Was hatte Priorität 1 und 2 - was kam danach mit welchem Wichtigkeitsgrad? Mit konsequenter Planung, viel Disziplin und reichlich Fleiß war es zu schaffen. In den letzten Jahren wurden die Kinder erwachsen und gingen zum Teil aus dem Haus. Es entstand ein großer Freiraum, den ich u. a. mit meiner Vorstandsarbeit bei der German Speakers Association füllte. Dieses Gefühl, einen großen Freiraum gewonnen zu haben, lies mich auch leichtsinnig werden im Bereich Zeitplanung. Outlook ist kein Programm, das die Aufgabenplanung mit Freude erfüllt. Es ist bis zu einem gewissen Grad zweckdienlich, aber nicht motivierend. Disziplin und Routine verhinderten den sofortigen Abfall ins Chaos. Irgendwann aber kippte das System und die ersten Chaoszeichen tauchten auf. Überfüllte Einganskörbe und E-Mail-Accounts, Aufgaben, die in allerletzter Minute erledigt wurden. Später wurde auch der eine oder andere Termin übersehen oder in letzter Minute gerade noch bemerkt. Die Eingangskörbe überfluteten den Schreibtisch und die Schubladen, das Chaos brach aus. Es musste sich einiges ändern. Liebe Leser, sicherlich kennen Sie das: Von der guten Idee bis zu Umsetzung vergeht auch noch einmal einiges an Zeit. Doch eines Tages war es so weit, das Chaos schmerzte, im übertragenem Sinne und tatsächlich (Kopfschmerzen). Ich begann, mich nach einer Lösung umzusehen.

Vorbereitung: Suchen und Sondieren

Eines der ersten Büchlein, das mir in die Hände fiel, war "30 Minuten Zeitmanagement mit iPhone" von Lother J. Seiwert, Holger Wöltje, Wolfgang Maison. Das wär´s doch, alles geregelt zu bekommen mit dem iPhone. Immer dabei, klein, quadratisch, praktisch - gut? So einfach war es nicht. Doch das Büchlein zeigte mir den nächsten Schritt. Es beschrieb die drei wichtigsten Planungstools im AppStore: 1. ToDO; 2. Remember The Milk und 3. Things. Die Beschreibung von "ToDo" überzeugte micht nicht, deslhalb wandte ich mich dem Programm "Remember The Milk" zu und versuchte, mit Testlizenz einige Tage ein Gefühl für das Programm zu bekommen. Schnell stellte ich fest, das ist nicht meine Lösung. Es machte einfach nicht "klick" im Bauch. Das erzählte ich auch meinem Partner Oliver, der wiederum hatte "Things" im Einsatz und erzählte mir von dem Buch: "Getting Things Done" von David Allen, welches ich daraufhin sofort bestellte. Amazon war schnell und das Buch lag nach 2 Tagen auf meinem Schreibtisch, um erst einmal im Papierchaos zu verschwinden. Doch vor 2 Wochen war es soweit, ich begann zu lesen und war schon nach den ersten Seiten begeistert. Die Methode, die David Allen vorstellte, beruhte auf zwei Zielen:

  1. Alles, was erledigt werden muss - jetzt, später, eines Tages, sei es umfassend, geringfügig oder irgendwo dazwischen - ist in ein logisches und verlässliches System außerhalb Ihres Kopfes und Ihres Bewusstsein einzubringen.
  2. Sie müssen sich dahingehend disziplinieren, dass Sie zu jedem "Input", den Sie in Ihr Leben lassen, durchgängige Entscheidungen treffen, damit Sie immer einen Plan für die "nächsten Schritte" haben, die Sie jederzeit ausführen oder neu überdenken können.

Das war es. Die Dinge mussten raus aus dem Kopf, das spart Kopfschmerzen, und rein in ein verlässliches System. David Allen beschreibt die vielen hundert Kleinigkeiten, die wir im Kopf haben, als "lose Enden". Und diese "losen Enden" verursachen Stress. Und sein zweites Ziel hilft besonders bei großen oder bei ungeliebten Aufgaben. Sobald nämlich einmal der nächste Schritt feststeht und sei er noch so klein, wird eine Aufgabe für uns greifbar und erscheint automatisch leichter durchführbar. Auch für mich funktionierte das von Anfang an sehr gut. So kam, was kommen musste, der 1. Tag der Umstellung.

folgt in kürze...